История успеха: State National Bank автоматизация процесса бюджетирования

Краткая информация

Отрасль: банковские и финансовые услуги
Сведения о компании:
38 отделений
570 сотрудников - $76 млн. прибыли
$1,3 млрд. активов под управлением
На рынке с 1996 года
Задача: оптимизация процесса бюджетного управления для снижения временных затрат и загрузки персонала.
Решение: внедрение комплексного системы для бюджетирования, планирования, анализа и отчетности на базе PROPHIX.

«Мы экономим до $2 000 000 ежегодно... практически не прилагая усилий».
Эндрю Кокс (Andrew Сох), вице-президент банка по финансам

Возврат инвестиций

$2 000 000 в год от экономии на операционных издержках;
•$35 000 от экономии на потерях от неправильных отчетов о выплате кредитов;
•$20 000 от экономии за счет устранения ошибок кодирования финансовой информации и снижения затрачиваемого времени с 5 дней до 3 часов;
$10 000 от сокращения убытков от повторных выплат по одному чеку;
$50 000 от экономии, благодаря повышению прозрачности затрат на развитие бизнеса, достигнутой при помощи анализа отклонений PROPHIX;
$80 000 за счет сокращения невыплат комиссионных за превышение кредитного лимита (овердрафт);

Предыстория

Первое подразделение STATE NATIONAL было открыто в Техасе в 1996 году. Миссия коммерческого банка декларировала: «Отвечать ожиданиям наших клиентов, работников и акционеров». Банк расширял свой бизнес, следуя выбранной стратегии и в наши дни отделения STATE NATIONAL, число которых превысило 38, можно встретить на территории от Техаса до Нью-Мексико. Численность персонала составила 570 человек, а активы под управлением превысили отметку в 1,3 млрд. долларов.

Осознание проблемы

Одновременно с ростом компании, росло осознание неэффективности имеющейся системы бюджетирования, основанной на электронных таблицах. Эндрю Кокс (Andrew Сох), вице-президент STATE NATIONAL no финансам говорил:
«Во всем, что касалось безопасности, интернет-банкинга и др., мы использовали только лучшие технологии. Но стоило взглянуть на обычные процессы - повсеместно применялись электронные таблицы. На это тратилось слишком много времени, а данных для анализа все равно не хватало. Чем больше расширялась наша компания, тем больше возрастала нагрузка на сотрудников. Но мы знали, что есть способ, как улучшить ситуацию. Мы достигли предела возможностей электронных таблиц Excel, когда связей данных между множеством отделений стало столько, что имеющаяся система электронных таблиц попросту перестала справляться с обработкой возросших объемов информации».
Эндрю описывал ежемесячную процедуру составления финансовой отчетности такой: «В начале, мы выгружали данные из нашей системы бухгалтерского учета, а затем приходилось вводить числовые значения из всех статей в электронные таблицы Excel. Несколько сотен статей из 38 источников, поверьте, это очень много! Затем необходимо настроить взаимосвязи между этими данными, чтобы составить необходимые отчеты. Чтобы все это выполнить, у нас уходила неделя. А расширение или добавление центра управления затратами, изменение или дополнение электронных таблиц, а также проверка формул отнимало еще несколько дней».

Внедрение решения

После рассмотрения нескольких вариантов, банк STATE NATIONAL выбрал PROPHIX, как наиболее подходящее решение для оптимизации процесса бюджетирования. Уже на первой неделе использования PROPHIX (2 дня обучения и 3 дня внедрения), STATE NATIONAL ощутил заметные положительные изменения. Как рассказал вице-президент STATE NATIONAL,

«Главная заслуга PROPHIX это экономия времени. Теперь, когда необходимо внести изменения или наоборот - оставить все без изменения, мы можем сделать свои отчеты всего за 2 дня. При этом, не тратя 2 недели на выгрузку данных, настройку связей»

Дополнительные преимущества

Если первоначальной задачей STATE NATIONAL было решение проблем бюджетирования, то после понимания все возможностей PROPHIX менеджерами, общее количество отчетов выросло на 30%. Некоторые из этих отчетов позволяют значительно снизить затраты. По словам Эндрю, «до появления PROPHIX мы даже не думали о некоторых статьях, процессах, вещах они казались нам слишком долгими и трудоемкими». Кроме того, PROPHIX повысил эффективность работы персонала. Сейчас всего 1 бухгалтер управляет бюджетом в $1,3 млрд., причем делает это эффективнее, чем 3 менеджера финансового департамента. Возврат инвестиций Результат от вложенных средств превзошел самые оптимистичные прогнозы. «Мы экономим до $2 000 000 в год на операционных издержках, благодаря тому, что PROPHIX экономит нам время и обеспечивает достаточным объемом информации, необходимой для действия. Мы достигли этих результатов, практически не прилагая больших усилий и надеемся, что PROPHIX будет и дальше помогать нам развиваться».

Планы на будущее

После успешного решения проблем с бюджетированием, STATE NATIONAL намерен использовать Кадровое планирование PROPHIX для оптимизации расчетов затрат, связанных с персоналом.

Скачать историю успеха State National Bank