Управления договорными отношениями

Основные задачи, решаемые Управлением договорами:

  • аудит существующей системы управления договорными отношениями;
  • формирование и ведение карточки договорного документа на протяжении всего жизненного цикла, начиная от стадии заключения и заканчивая закрытием договора;
  • формирование и ведение реестра договоров компании;
  • автоматизированная процедура получения фактических данных об исполнении договора;
  • автоматическая процедура согласования договоров с финансовыми бюджетами;
  • внесение изменений в регламент по согласованию договором (либо разработка регламента);
  • формирование графика поставок и графика платежей в разрезе каждого договора;
  • формирование отчетных форм в различных аналитических разрезах.

Внедрение системы управления договорами ориентировано на упорядочение работы с договорными документами и повышение ответственности руководителей подразделений, участвующих в договорной работе, за качество принимаемых решений.

В целях постановки на предприятии системы управления договорами может быть произведена оптимизация организационно-функциональной структуры предприятия в части определения функций договорной службы, должностных обязанностей ее сотрудников и регламентов работы.

Основные задачи, решаемые системой Управления договорами:

  • формирование и ведение карточки договорного документа на протяжении всего жизненного цикла, от стадии заключения до завершения действия договора;
  • формирование и ведение реестра договоров компании;
  • автоматизированная процедура получения фактических данных об исполнении договора;
  • автоматическая процедура согласования договоров с финансовыми бюджетами;
  • формирование графика поставок и графика платежей в разрезе каждого договора;
  • формирование отчетных форм в различных аналитических разрезах;
  • синхронизация справочников договоров и контрагентов с существующими системами на предприятии.

Наиболее важным этапом в процессе разработки Концепции системы управления договорами является определение бизнес-процессов системы. В зависимости от типа предприятия, специфики деятельности и сложившейся схемы ведения бизнеса, процессы, реализуемые в системе. Управления договорами, могут быть различны.

Укрупнено можно выделить следующие типовые бизнес-процессы, которые реализуются в системе Управления договорами:

  • заключение договора;
  • исполнение договора;
  • закрытие договора.

Заключение договора

На этапе заключения договора в Системе реализованы такие возможности, как:

  • согласование договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб, включая контроль на соответствие статьям бюджета;
  • согласование с контрагентом условий договорного документа, регистрация в системе всех разногласий, возникших в процессе переговоров в виде протокола согласования;
  • регистрация договорного документа.

Исполнение договора

На этапе исполнения договора в Системе реализованы:

  • контроль исполнения обязательств по поставке на основании данных о фактически произведенных поставках, выгруженных из системы бухгалтерского учета;
  • контроль исполнения обязательств по оплате с возможностью формирования Заявки на оплату и загрузки данных из других систем о фактических произведенных оплатах;
  • сверка исполнения договорного документа с Контрагентом;
  • формирование отчета об исполнении договорного документа;
  • осуществление претензионной и судебной работы.

Закрытие договора

На этапе закрытия договора в Системе реализованы такие возможности, как:

  • формирование Листа закрытия договорного документа;
  • согласование закрытия договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб;
  • изменение статуса договора.

Автоматизированная система Управления договорами может внедряться как независимый программный продукт, так и интегрированный с другими информационными системами, которые разработаны на предприятии.

Примеры некоторых проектов

Консалтинговый проект: Выстраивание работы финансовых служб

ЗАДАЧА: Выстроить работу финансовых служб. Прописать подробные, понятные должностные инструкции.

РЕЗУЛЬТАТ: Должностные инструкции сотрудников финансовых служб с подобными операциями: ежедневными, еженедельными, ежемесячными, развлекательными, ежегодными. Далее Генеральным директором было принято решение о смене состава финансовых служб. Новые сотрудники получили четкие должностные и за неделю вошли в работу.

Консалтинговый проект: Описание и реинжиниринг бизнес-процессов финансовых служб завода

ЗАДАЧА: Описать бизнес-процессы финансовых служб. Создать понятные пошаговые должностные инструкции. Регламентировать документооборот.

РЕЗУЛЬТАТ: Сотрудники финансовых служб получили пошаговые инструкции в которых описано что они должны делать ежедневно к какому времени, еженедельно, ежемесячно к какому дню. В рамках данного предприятия был внедрен процессный подход.

Консалтинговый проект: Организация функции казначейства в части инвестиционного бюджета

ЗАДАЧА: Организовать учет расходования бюджета по объектно, постатейно, по каждому ответственному. Не допускать не согласованный перерасход постатейно, по каждому объекту. Организовать бизнес-процессы управления инвестиционным бюджетом.

РЕЗУЛЬТАТ: Внедрена система казначейства. Система позволила согласовывать инвестиционные заявки, бюджеты, счета входящие. Видеть стадии согласования документов. Не согласованные превышения постатейно и превышения бюджета в целом устранены полностью. Руководство получило реальный инструмент управления инвестиционным бюджетом.

  

  Картинка  

  

 


   
   
   

 

Алексей Распопин
Консультант по организационному развитию 

Директор 

ООО Консалтинговая группа "Резалт"