Реинжиниринг бизнес-процессов

Одной из основных задач документирования архитектуры компании является создание системы взаимосвязанных моделей, предназначенных для дальнейшего анализа бизнес процессов с целью выявления проблем, влияющих на эффективность деятельности организации. Как правило, анализ бизнес процессов направлен на выявление следующих факторов:

  • важных характеристик процесса (результативности, эффективности и так далее.);
  • времени выполнения процесса или отдельных подпроцессов, сроков окончания операций;
  • ключевых показателей результативности процессов (KPIs);
  • операционных рисков;
  • организационных и информационных разрывов;
  • полноты, адекватности и своевременности используемой информации;
  • результативности управления информационными потоками;
  • дублирования и/или избыточности функций;
  • логических ошибок в процессах.

При проведении анализа процессов мы акцентируем внимание на взаимодействии организационной структуры и бизнес процессов, при этом проводится детальный анализ сфер ответственности сотрудников при выполнении процессов. Особое внимание уделяется моментам передачи ответственности, кроме того, все функции и процессы анализируются с точки зрения соответствия затрачиваемых ресурсов и получаемых результатов.

Анализ процессов происходит в нескольких направлениях и зависит от поставленных задач и от специфики процессов. Прежде всего, определяются цели и задачи оптимизации, задаются критерии оптимизации и параметры целевых процессов. В ходе анализа процессов используются специализированные методики и соответствующие инструментальные средства. Ниже представлены некоторые образцы документов и элементов документов.

Результатом описания бизнес процессов станут следующие документы:

  • альбом бизнес процессов «как есть» и альбом «как надо»;
  • дерево бизнес процессов (единая картина функционального распределения всех описанных бизнес процессов);
  • сводные таблицы в разрезе: бизнес процессы, участник процесса, действия участника;
  • сводные таблицы в разрезе: документы, действия по отношению к документу, исполнители;
  • распределение контрольных точек регламентированных бизнес процессов в пределах месяца;
  • распределение контрольных точек бизнес процессов, инициируемых ежедневно, в пределах дня;
  • матрица, документ, исполнитель, действие;
  • положение по документообороту;
  • дополнительные инструкции по некоторым процессам с описанием требований и правил заполнения, принятия документов;
  • положения по подразделениям компании, включающие следующие разделы:
    • Перечень бизнес процессов подразделения;
    • Матрица по подразделению документ, исполнитель, действие;
    • Сводная таблица по получателю документа (кто получает), поставщику документа (от кого получает), документ (какой документ получает);
    • Сводная таблица по поставщику документа (кто передает), получателю документа (кому передает), документ (какой документ передает).
  • должностные инструкции включают части приведенных выше документов, относящиеся к конкретному работнику, а также следующие разделы:
    • Конкретные и понятные должностные обязанности и операции, которые можно видеть в бизнес процессах;
    • Показатели эффективности работника, вытекающие из ключевых операций описанных бизнес процессов, предлагаемые нами показатели имеют количественное, суммовое либо временное измерение.

 

 

Примеры некоторых проектов

Проект: Организация работы склада оптовой компании

ЗАДАЧА: Наладить работу склада. Организовать учет по местам хранения. Ускорить сбор заявок.

РЕЗУЛЬТАТ: Прописаны новые бизнес-процессы работы склада. Организован коллективный сбор заявок. Склад поделен на разных ответственных. Организован учет по местам хранения, то есть в заявке сотрудник склада видит в каждой строке номера стеллажа, пролета, полки. Время сбора заявки сократилось в разы. Время обучения новых сотрудников склада сократилось до 2х недель, что позволило в сезон добирать временных сотрудников.

читать дальше>>>

Проект: Организация работы проектных служб, дизайнеров, строительных бригад

ЗАДАЧА: Выстроить работу компании, распределить ответственность, организовать учет.

РЕЗУЛЬТАТ: Внедрение упрощенного проектного управления. Организация сбора полной информации на первом этапе. Сокращение срока обработки геосъемки от нескольких дней до 1 часа. Подготовка смет по основным объектам стала занимать несколько минут, достаточно ввести основные параметры, казалось бы сложных объектов. Библиотеки объектов и стандарты позволили делать эскизы, дендропланы, схемы коммуникаций за очень короткое время непрофессиональным дизайнерам на высоком качестве, в разы быстрее, чем это делают дизайнеры. Внедрен бизнес-процесс от начала и до сдачи работы. Также разработана методология учета и внедрен учет по объектам находящимся на регулярном обслуживании.

читать дальше>>>

Проект: Организация работы монтажной бригады

ЗАДАЧА: Выстроить процессы взаимодействия с бригадами. Разработать рабочий договор коллективного подряда.

РЕЗУЛЬТАТ: Прозрачность деятельности и взаимоотношений с бригадами. Налажено планирование и контроль работы бригад.

читать дальше>>>

Проект: Выстраивание бизнес-процессов по работе с финансами

ЗАДАЧА: Разгрузить руководителя используя организационные решения, без программирования и установки дополнительного программного обеспечения, в короткие сроки.

РЕЗУЛЬТАТ: Руководитель тратит на управление финансами 15 минут в день в определенное время. Срочных счетов не стало. Сотрудники в курсе оплаченных счетов.

читать дальше>>>

  

  Картинка  

  

 


   
   
   

 

Алексей Распопин
Консультант по организационному развитию 

Директор 

ООО Консалтинговая группа "Резалт"