Внешний проектный офис

 

В настоящий момент компании, деятельность которых связана с большим количеством проектов, либо со сложными проектами, пользуются услугами проектного офиса (аутсорсинга проектного офиса).

Цель: повышение эффективности проектного управления и увеличение числа успешно реализованных проектов.

Внешний (на аутсорсинг) проектный офис – это управляющая структура, которая поддерживает управление проектами в организации, выполняет пакет взаимосвязанных проектов, а также отвечает за их координацию.

Функции внешнего проектного офиса:

  • повышение темпов и качества выполнения проектов;
  • постановка процессов и внедрение процедур отчетности, непрерывного сбора, обработки и анализа информации о ходе проектов;
  • обеспечение условий для формирования сбалансированного портфеля проектов;
  • расстановка приоритетов проектов в соответствии со стратегическими целями компании;
  • обеспечение руководства компании актуальными данными для принятия оперативных и своевременных решений по проекту или портфелю проектов.

Проектный офис обеспечивает:

  • архив проектов;
  • разработку методических рекомендаций и руководящих материалов по управлению проектами;
  • проведение обучения и консультации руководителей предприятия;
  • разработку и ведение компьютерных моделей проектов.

Благодаря проектному офису создаются методические материалы организации, появляются аналитические обзоры, связанные с оценкой эффективности текущих проектов, применяемых методик и выработкой предложений по их улучшению. Повышается образовательный уровень сотрудников. Существенно расширяются учетные функции за счет налаженного сбора, накопления шаблонов проектов и обработки количественных показателей выполненных проектов, что является необходимым условием постоянного совершенствования компании.

Внешний проектный офис согласовывает проектное управление с общей системой менеджмента качества компании и участвует в контроле качества результатов проекта.

 

Примеры некоторых проектов

Проект: Организация функции казначейства в части инвестиционного бюджета

ЗАДАЧА: Организовать учет расходования бюджета по объектно, постатейно, по каждому ответственному. Не допускать не согласованный перерасход постатейно, по каждому объекту. Организовать бизнес-процессы управления инвестиционным бюджетом.

РЕЗУЛЬТАТ: Внедрена система казначейства. Система позволила согласовывать инвестиционные заявки, бюджеты, счета входящие. Видеть стадии согласования документов. Не согласованные превышения постатейно и превышения бюджета в целом устранены полностью. Руководство получило реальный инструмент управления инвестиционным бюджетом.

читать дальше>>>

Проект: Организация проектного управления

ЗАДАЧА: Организовать проектный офис. Контролировать выполнение всех задач на всех этапах проекта. Разработать процедуры управления проектом. Внедрить систему управления проектами.

РЕЗУЛЬТАТ: Создание шаблона проекта по открытию объекта. Отработка на реальных проектах календарного плана. Подборка системы управления проектами. Постановка технического задания по настройке системы и распределению прав. Подготовка инструкций по работе с программой. Разработка положения по управлению проектами. Обучение персонала. Сопровождение первоначального этапа работы.

читать дальше>>>

  

  Картинка  

  

 


   
   
   

 

Алексей Распопин
Консультант по организационному развитию 

Директор 

ООО Консалтинговая группа "Резалт"